DMS-Light und DMS+ - Dokumentenmanagement

Dokumente im 2reserve sind meistens PDFs oder Wordvorlagen welche den Kunden helfen einen Event zu planen, den Vertrag abzuschliessen oder Zufriedenheitsumfragen zu beantworten. Diese lassen sich verschieden verwalten.

Die Option DMS-Light (DMS bedeutet Document Management System) lässt Sie eine Sammlung von Standarddokumenten erfassen welche Sie bei Bestellungen hinzufügen können. Dies sind vorgefertigte Dokumente, die der Admin auswählt und mit den Unterlagen versendet. Beispiele sind:

1. Lageplan
2. Preislisten
3. Hausordnung
4. Vertragsvorlagen, die der Kunde selbst ausfüllt
5. Abnahmeprotokoll-Vorlagen
6. allgemeine Event-Checklisten (z.B. Hochzeit, etc.)
7. Zufriedenheitsumfrage nach der Nutzung

Die Option DMS+ erweitert diese Funktionalität, um bei Bestellungen individuelle Dokumente hinzuzufügen. Das sind Dokumente, welche der Admin individuell für diesen Bestellung erstellt (beispielsweise ein spezieller Vertrag), und nur bei dieser einzelnen Bestellung hinzufügt. Im Unterschied zur Option DMS-Light werden laufend weitere Dokumente archiviert, was mehr Speicher benötigt. Beispiele sind:

1. Individuelle Verträge
2. Besondere Vereinbarungen
3. Spezielle Unterlagen wie ein Event-Ablauf, die explizit zu dieser Bestellung gehören