Exemples :
- L'assistant du manager peut également libérer la salle de sport pour représenter le manager.
- Le gardien, quant à lui, ne dispose que d'un accès en lecture seule. Il est automatiquement averti par e-mail et sait quand il doit être présent pour la remise des clés.
L'autorisation respective peut être accordée individuellement pour tous les objets ou pour des pièces individuelles.
Il arrive cependant que les objets d'une institution soient gérés et approuvés par des personnes différentes : par exemple, le gymnase municipal est géré par l'école, tandis que les réservations pour le refuge de montagne, qui appartient également à la municipalité, sont approuvées par l'employé municipal.